Một event được thực hiện hoàn hảo có sự đóng góp của rất nhiều yếu tố khác nhau trong đó có bộ phận ekip của event. Bộ phận này có vai trò vô cùng quan trọng, sắp xếp cũng như chuẩn bị những thứ cần thiết cho event. Vậy người tổ chức event cần phải làm gì để kết hợp với ekip tổ chức event đạt hiệu quả? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi đưa ra dưới đây.

Chuẩn bị công cụ hỗ trợ khi ekip làm việc

Bộ đàm là vật dụng cần thiết không thể thiếu trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, đặc biệt là những event lớn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh lẹ. Bạn cần tự trang bị cho nhóm ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường.

Phân chia công việc cụ thể tới từng cá nhân

Phân công nhiệm vụ ở hiện trường có lẽ là bước quan trọng nhất, bước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế. Bạn hãy nắm thật kĩ phần việc của mình trước, sau đó cố gắng chú ý tới phần việc của những thành viên khác để kịp thời giúp đỡ khi cần thiết, bởi lẽ thực hiện một sự kiện hoàn hảo là kết quả của cả tập thể đoàn kết, có sự tương tác khi làm việc, đồng thời tránh gây ra sự cố cho sự kiện.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Ở mỗi địa điểm thực hiện event thì văn hóa mỗi đối tác sẽ khác nhau. Chúng ta nên tích cực xây dựng và duy trì mạng lưới nhà cung ứng gắn kết cùng công ty, hạn chế làm chung với những bên mà chưa hiểu gì về họ. Ngay tại hiện trường cũng có khá nhiều phương pháp để cùng làm việc hòa hợp với nhà cung ứng dịch vụ để đem lại hiệu quả cao nhất cho sự kiện

Chuẩn bị sẵn một phương án dự phòng

Để kiểm soát được các tình huống bất ngờ trong sự kiện, nhất là khi phải kết hợp với rất nhiều ekip thì việc điều phối, chỉ đạo của event Manager đòi hỏi phải nhanh nhạy, quyết đoán, chính xác. Để kịp thời ứng phó với các tình huống bất ngờ, Event Manager phải liên lạc thường xuyên với những ekip thực hiện chương trình.

dich vu to chuc le khai truong

Mặt khác, chúng ta có thể chọn những vị trí phù hợp để có tầm nhìn bao quát sự kiện. Khi có sự cố phát sinh, tốc độ ra quyết định sẽ định đoạt kết quả của việc giải quyết sự cố, event hoàn hảo hay không đều phụ thuộc vào việc giải quyết những sự cố đó như thế nào.