Việc tổ chức sự kiện ở một tỉnh sẽ mang lại không ít áp lực không hề ít bỡ ngỡ cho người làm event từ nơi khác đến với ngay cả các người làm sự kiện không hề ít năm trong nghề.

Dưới đây là một vài lưu ý có thể sẽ giúp đỡ bạn chuẩn bị hoàn chỉnh hơn cho những sự kiện tại một tỉnh nào đó.

công ty tổ chức sự kiện tất niên



1. Khảo sát địa điểm tổ chức.

Bạn là người thường xuyên làm event mà địa điểm lại là đa số khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách làm việc của họ rồi thì công việc này rất đơn giản. Còn làm việc với các khách sạn tại tỉnh, gặp phải đa số khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ nên nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải các khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải tương đối vất vả, mà đó lại là điều thường gặp ở các khách sạn tại thành phố nhỏ..

Nếu bạn tổ chức một chuỗi sự kiện tại nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. bởi thế, bạn cần phân chia theo cấp độ và đi khảo sát các điểm quan trọng hơn trước. Việc này thực tế và cần thiết, bởi lẽ bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của đa số khách sạn cung cấp (thường rất lung linh) hoặc kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hay trang trí... để rồi tới lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt, Nếu không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước đa số vấn đề này.

to chuc le khai truong showroom

2. Phương tiện di chuyển khách mời và vận chuyển trang thiết bị.

Đây cũng là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến tương đối nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham gia là điều cần thiết cần làm.

Thường thì đa số đơn vị phụ trách đa số hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một số đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.

Trước sự kiện, bạn nên cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có những điều chỉnh kịp thời. Bạn nên lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra.